D. 21/12/2001

3.2. Favorire l'efficienza e l'economicità di gestione. L'incremento dell'efficienza interna delle amministrazioni è legato ad un approccio integrato che prevede un profondo cambiamento dei processi interni, un forte ricorso alle tecnologie ed alla innovazione, l'avvio di specifici piani di formazione e gestione del cambiamento. In particolare, gli interventi di razionalizzazione dovranno riguardare sia i processi comuni a tutte le amministrazioni, sia alcuni processi specifici tipici delle diverse amministrazioni. L'anno 2002 prevede anche una focalizzazione sul miglioramento dei processi di back office comuni alle diverse amministrazioni (contabilità e "mandato informatico", gestione del personale, acquisti "on line" di beni e servizi). Metodologie di gestione progetto Il conseguimento di un significativo miglioramento dell'efficienza interna delle amministrazioni è condizionato dall'avvio, nel corso dell'anno 2002, di importanti progetti di riorganizzazione, che prevedono un ridisegno dei processi interni ed un forte ricorso alle nuove tecnologie. L'adozione di metodologie comuni alle amministrazioni, che consentano un "approccio standard" ai progetti per il miglioramento dell'efficienza, è un requisito importante per il successo di tali iniziative. In particolare tutti i progetti di miglioramento, che saranno avviati nel corso del 2002, dovranno prevedere: la preventiva esecuzione di uno studio di fattibilità che definisca gli obiettivi, le attività, i costi, i benefici ed i tempi di realizzazione, e che espliciti i conseguenti interventi di ridisegno organizzativo; specifiche attività di riorganizzazione dei processi e di ricorso alle nuove tecnologie; il ricorso a strumenti di gestione del cambiamento (formazione, comunicazione, ecc.) finalizzati a massimizzare l'efficacia del progetto; l'attivazione di strumenti per il monitoraggio dei risultati; la valutazione del possibile riuso di progetti/ soluzioni già esistenti; l'evidenziazione dei "ritorni" di ciascun investimento informatico (indicazione dei benefici, misurabili); le penali da applicare ai soggetti privati che eventualmente collaboreranno alla realizzazione del progetto, in caso di non raggiungimento dei risultati previsti. Inoltre il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie in collaborazione con il Ministro per l'attuazione del programma di governo e il Mini- stro per la funzione pubblica si farà promotore di una iniziativa che prevede la realizzazione di uno strumento informativo di supporto delle amministrazioni per la supervisione e misurazione degli stati di avanzamento dei rispettivi programmi, nspetto agli obiettivi fissati nel piano di Governo. L'attivazione di tale strumento prevede la realizzazione e la diffusione di una soluzione informatica presso le diverse amministrazioni, che costituiranno i punti di rilevazione delle informazioni per la gestione del programma. Acquisto di beni e servizi Nel corso del 2002 la Consip -Concessionaria servizi informativi pubblici - S.p.a. avvierà la nuova piattaforma tecnologica di e-procurement, che consentirà di svolgere tutte le attività di acquisizione di beni e servizi per via elettronica. Nel contempo il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie sta predisponendo il regolamento sul commercio elettronico e sulle aste on line, al fine di disciplinare la materia. Il compito delle amministrazioni sarà quello di utilizzare il primo semestre del 2002 per avviare le misure organizzative e formative, che consentano di utilizzare il sistema di e-procurement nel momento in cui sarà disponibile. Nel 2002 il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie studierà la possibilità di introdurre la carta di credito (procurement card) per i responsabili della funzione acquisti, al fine di aumentare la responsabilizzazione dell'acquisto, indicando chiari limiti per tipologia di voci di acquisto e per importi di spesa. Gestione della contabilità finanziaria ed economica Ogni amministrazione avvierà programmi per la progressiva eliminazione (2002/2003) della modalità di compilazione manuale di documenti di natura contabile. Ogni operazione di natura contabile (gestione degli stanziamenti, assestamenti, impegni, mandati di pagamento) dovrà essere effettuata per via elettronica. I documenti saranno approvati con firma elettronica. Qualora l'amministrazione non utilizzi la Rete unitaria della pubblica amministrazione per il trasporto e per l'interoperabilità, essa dovrà garantirsi, con il proprio provider, le misure necessarie ad assicurare la certezza e la sicurezza della transazione. Per attuare il controllo di gestione tutte le amministrazioni dovranno dotarsi entro il 2002 di sistemi informativi di gestione della contabilità finanziaria ed economica, che, oltre a garantire gli adempimenti conta bili richiesti dalla normativa, costituiranno strumenti di controllo della performance e dell'efficienza delle strutture. Gestione del personale Nel corso del 2002 sarà avviata la realizzazione del nuovo Sistema unitario di amministrazione e gestione del personale. Il progetto attualmente in corso ha l'obiettivo da un lato di costruire un sistema direzionale di governo del personale in grado di gestire tutte le informazioni riguardanti i percorsi professionali e formativi, dall'altro di finalizzare la progressiva realizzazione di un sistema per il pagamento delle competenze del personale delle amministrazioni dello Stato. Ogni amministrazione dovrà partecipare alla revisione dei requisiti e alle attività di verifica che saranno svolte nella fase di avvio del nuovo sistema. La realizzazione del sistema direzionale di governo del personale dovrà essere effettuata mettendo a fattor comune le esigenze delle diverse amministrazioni e favorendo lo scambio di know how ed il riuso di soluzioni già disponibili. L'attività di elaborazione paghe e di pagamento delle competenze dovrà essere ottimizzata introducendo modalità operative che consentano lo scambio delle informazioni tra le amministrazioni per via elettronica (es. rilevazione di presenze, assenze e straordinari, determinazione delle competenze ordinarie ed accessorie). Nel contempo dovrà essere avviato un sistema intranet, che contenga tutta la modulistica necessaria affinchè il colloquio fra dipendente ed amministrazione avvenga anch'esso per via elettronica. Una volta avviata l'intranet non saranno più gestite operazioni per via cartacea. Lo scambio di documenti fra il dipendente e le amministrazioni può prevedere il ricorso alla firma elettronica, nei casi in cui è necessario, in modo da garantire il dipendente sulla certezza dell'invio e della ricezione dei documenti. A tal fine ogni amministrazione distribuirà le firme elettroniche al propri dipendenti prima di avviare le nuove modalità di interazione con il personale. Lo scambio di informazioni fra dipendente e pubblica amministrazione potrà avvenire eventualmente anche attraverso "call center" dedicati, che potranno essere comuni a più amministrazioni o attivati dalla singola amministrazione centrale. Nel corso del 2002 l'amministrazione dovrà studiare il modo per ridisegnare i processi interni in modo da "digitalizzare completamente" il processo di gestione delle richieste presentate, rivedendo l'organizza- zione del lavoro, le competenze, le responsabilità ed attivando le semplificazioni necessarie per il conseguimento in tempi rapidi del cambiamento.

3.3. Potenziare l'attuale infostruttura. Il conseguimento, già nel corso del 2002, dei primi risultati sulle iniziative illustrate richiede il lancio di programmi di potenziamento dell'infostruttura, intendendo come tale l'insieme degli strumenti, delle norme e delle azioni strutturali che favoriscano l'utilizzo diffuso delle tecnologie ed il cambiamento nelle modalità operative di gestione della pubblica amministrazione. Sicurezza Al fine di garantire la sicurezza del patrimonio informativo dell'amministrazione, il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e il Ministero delle comunicazioni, stanno predisponendo una specifica direttiva sulla sicurezza ICT. Tale direttiva definisce un percorso che inizia con un'autovalutazione sul livello di sicurezza tecnologica di ogni amministrazione, per arrivare a definire il proprio livello di rischio. Il 2002 sarà l'anno dell'allineamento delle amministrazioni a tale direttiva. Postazione di lavoro informatizzata Nel corso del 2002, al fine di rendere possibile l'avvio della "digitalizzazione della PA", sarà necessario dotare la maggior parte dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni di una postazione di lavoro informatizzata. Il raggiungimento di tale obiettivo richiede il completamento della cablatura delle amministrazioni, in modo da consentire la totale interoperabilità. Tutte le postazioni di lavoro dovranno essere in rete, disporre di collegamento a Internet, di una stampante di servizio (eventualmente una per più computer), del software di office automation in dotazione dell'amministrazione e, ove necessario, di scanner per gestire la documentazione che dovrà essere trasportata in rete e consultata. La Consip renderà disponibili le convenzioni necessarie per facilitare l'acquisizione dell'hardware, in leasing o in "fleet management", per liberare l'amministrazione dalla gestione delle postazioni. Carta multiservizi del dipendente Un importante segnale di cambiamento nel rapporto fra dipendente e pubblica amministrazione sarà costituito dalla sostituzione, nel corso del 2002, della normale "tessera di plastica" distribuita ad ogni dipendente per il riconoscimento e quindi principalmente per scopi di sicurezza interna, con una carta a microcircuito che contenga la firma digitale. La carta potrà essere adibita a diversi usi quali ad esempio: controllo accessi, identificazione personale, firma digitale, addebito, mensa, ecc. Valorizzazione del patrimonio informativo esistente Ad oggi esiste all'interno della pubblica amministrazione un vasto patrimonio informativo, spesso non adeguatamente conosciuto e sfruttato. Una maggiore conoscenza delle basi informative di proprietà dell'amministrazione può consentire notevoli risparmi e può facilitare l'avvio di una maggiore "cooperazione applicativa", consentendo una progressiva integrazione dell'intero sistema informativo pubblico. Nel corso del 2002 le varie amministrazioni, sulla base delle proprie basi di dati, forniranno al Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie un'adeguata informativa sulle proprie banche dati, proponendo anche diverse possibilità di utilizzo e possibili integrazioni. Questa attività potrebbe riguardare alcune importanti banche dati ad oggi non "condivise" o in corso di realizzazione. Si pensi, ad esempio, alla banca dati sugli investimenti pubblici, alle anagrafi o al catasto. Il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie, di concerto con le altre amministrazioni, predisporrà nel 2002 i piani e le necessarie condizioni affinchè, già nel 2003, si attivino le prime applicazioni cooperative tra le amministrazioni. La condivisione del patrimonio informativo disponibile e delle esperienze condotte nelle amministrazioni consentirà l'individuazione di strumenti di eccellenza per la gestione delle banche dati, favorendone la diffusione ed il riuso.

3.4. Sviluppare le competenze informatiche e tecnologi- che dei dipendenti dello Stato. Il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e il Dipartimento della funzione pubblica, nell'ambito di un più ampio progetto di change management e formazione, avvierà concrete iniziative per il completamento dell'alfabetizzazione informatica di tutti i dipendenti della pubblica amministrazione e per l'apprendimento della lingua inglese e dell'utilizzo di Internet. I corsi avranno l'obiettivo di spingere l'avvio del processo di digitalizzazione, garantendo un progressivo allineamento delle competenze dei manager pubblici a quelle del settore privato, in particolare in termini di conoscenza delle tecnologie più avanzate. Il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e il Dipartimento della funzione pubblica definiranno entro marzo 2002 i programmi dei corsi, i sistemi di valutazione, i sistemi di incentivazione e premianti legati alla diffusione della cultura tecnologica nella pubblica amministrazione. e-learning La diffuisione di tecniche di formazione a distanza favorisce l'affermazione della cultura tecnologica nella pubblica amministrazione e fornisce un supporto alla crescita delle competenze professionali dei dipendenti. I programmi di formazione sull'Information and Communication Technology possono fare leva sulle opportunità offerte dall'e-learning, consentendo una alfabetizzazione informatica omogenea e coordinata all'interno della pubblica amministrazione.